Varför trasslar det i så många transitionsprojekt?

I upphandlingssituationen fokuseras ofta transitionsområdet, eftersom det är vitalt att ett byte av leverantör kan ske utan att verksamheten påverkas negativt. Det är också viktigt att se till att den egna organisationen klarar av att driva en transition samtidigt som allt annat skall kunna ske.

Leverantörerna har normalt ett slipat budskap som går ut på en väl beprövad leveransmodell med tydliga kontrollpunkter, goda referenser, utvecklade verktyg och aggressiv tidplan. Man tonar gärna ner kundens insatser i projektet för att på så sätt stärka sina positioner.
När sedan kunden vågar ta steget att byta leverantör är det upp till bevis och vår erfarenhet är att det i många fall är en utmaning och måste planeras noga och hanteras med stor respekt. Tekniken krånglar, projektet slirar, det blir fördyringar och kompromisslösningar. Man vill ju inte gärna som kund erkänna att man gjort fel och med svansen mellan benen komma tillbaka till den gamle leverantören och be om ny avtalsperiod.

De dominerande skälen till att det trasslar i transitionen är som vi ser det tre, fel projektledare hos leverantören, övertro hos kunden att leverantören fixar allt, bristande insikt hos kunden att styrningen (governance) börjar redan i transitionsprojektet. Det vanligaste felet med projektledaren hos kunden är att denne har för dålig förankring i företaget. Projektledaren tar inte heller till sig det nya avtalet och grundtankarna i affären. Hos kunden är det helt avgörande att ha en egen (eller inhyrd) erfaren projektledare som ser till att kunden gör det kunden skall göra och som med strama tyglar följer upp leverantörens arbete och identifierar problem tidigt.
Många tror att den befintliga leverantören skall ställa sig på tvären. Det är vår erfarenhet att detta sällan är fallet. Leverantörer vet att deras anseende på marknaden skadas om de inte sköter en flyttassistans. Tekniker hos befintlig leverantör och ny leverantör finner varandra lätt och ser det om att lösa ett tekniskt problem utan att driva revirstrid.

Ska man då dra sig för att byta leverantör och utsätta sig för en transition? Vår åsikt är att man givetvis måste våga byta leverantör om man inte är nöjd. Däremot måste man säkra leverantörens uppställning och dessutom mobilisera internt. Transitionsprojekt löper inte av sig själv.
Vårt råd är att förbereda sig för en ny leverantörs intåg helst ett tag innan en upphandling startar och att hantera hela processen med stor respekt och ta in extern expertis på de rätta ställena. Som man har sått får man skörda.

2017-02-13T08:43:33+00:0027 januari, 2017|